Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Was uns im Gespräch am häufigsten gefragt wird.
Umstieg
Wie lange dauert die Umstellung auf sane staff?
Unter guten Voraussetzungen rund zwei Wochen von der Entscheidung bis zum ersten Echtbetrieb. „Gute Voraussetzungen“ heißt: Ihre Stammdaten liegen in einer Form vor, die sich auslesen lässt, und es gibt bei Ihnen jemanden, der in dieser Zeit ansprechbar ist.
Länger dauert es vor allem dann, wenn viele eigene Dokumentvorlagen nachgebaut werden müssen oder wenn Altdaten erst aus einem System gelöst werden müssen, das keine Exportfunktion hat. Beides sehen wir uns vorher an und sagen Ihnen, womit Sie rechnen müssen — lieber vorher ehrlich als nachher überrascht.
Können wir unsere bestehenden Daten übernehmen?
In aller Regel ja. Mitarbeiter, Kunden, laufende Überlassungen, Dienstverhältnisse und Dokumente kommen mit. Für mehrere in Österreich verbreitete Vorsysteme gibt es bereits fertige Importe; kommen Ihre Daten aus etwas anderem, schreiben wir den Import dafür selbst.
Müssen wir unseren Lohnverrechner wechseln?
Nein. sane staff bereitet die Lohnverrechnung vor und exportiert sie an die gängigen Systeme — BMD, RZA, LHR und andere. Ihr Steuerberater oder Ihre Lohnverrechnung arbeitet weiter wie bisher, bekommt die Daten aber fertig aufbereitet statt als Stapel Stundenzettel.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir wieder aufhören wollen?
Die Daten gehören Ihnen. Listen und Auswertungen lassen sich jederzeit selbst als CSV oder Excel herunterladen, Dokumente und Rechnungen als Datei. Für eine vollständige Übergabe — Datenbestand und Dokumentablage am Stück — sprechen Sie uns an; wir stellen sie her und halten das auch vertraglich fest.
Preis und Umfang
Was kostet sane staff?
Es gibt keinen Listenpreis auf dieser Seite, und das hat einen Grund: der Preis hängt davon ab, wie viele Arbeitsplätze mitarbeiten und welche der kostenpflichtigen Zusatzmodule Sie brauchen.
Was wir zusagen können: Sie bekommen vor der Entscheidung ein schriftliches Angebot, in dem steht, was enthalten ist und was nicht.
Welche Teile kosten extra?
Vier Zusatzmodule werden laufend gesondert verrechnet: die Lohnverrechnung, die Mitarbeiter-App, die digitale Unterschrift und das Bewerbermanagement.
Zwei weitere Dinge kosten ebenfalls, aber auf anderer Grundlage: die offene Schnittstelle (REST API) läuft über eine eigene Lizenz, und benutzerdefinierte Automatisierungen erstellen wir als Auftragsarbeit nach Aufwand.
Alles Übrige ist Teil des Grundumfangs. Das ELDA-Meldewesen etwa ist optional, wird auf Wunsch freigeschaltet und kostet dabei nichts zusätzlich.
Gibt es eine Mindestlaufzeit oder eine Testphase?
Beides klären wir im Angebot und nicht auf einer Webseite — die Antwort hängt vom Umfang ab. Vor jeder Entscheidung steht ohnehin eine Vorführung an Ihren eigenen Fällen, nicht an Beispieldaten.
Technik und Betrieb
Brauchen wir einen eigenen Server?
Nein. sane staff läuft im Browser. Es gibt nichts zu installieren, keinen Server im Haus, keinen VPN-Zugang und keine Terminalsitzung. Betrieb, Sicherung und Aktualisierung übernehmen wir; Sie sind stehts auf dem neuesten Stand, ganz ohne eigenes Zutun.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in der Europäischen Union. Jeder Kunde bekommt seine eigene Datenbank und seine eigene Dokumentablage — Ihre Daten liegen nicht mit denen anderer Unternehmen in denselben Tabellen.
Die Sicherungen gehen verschlüsselt an einen zweiten, davon getrennten Ort, ebenfalls in der EU, und auch dort in einen eigenen Bereich je Kunde. Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.
Was passiert bei einem Ausfall?
Datenbank und Dokumentablage werden laufend gesichert, verschlüsselt und an einem anderen Ort als dem Betriebssystemverbund. Eine Wiederherstellung bringt beides zusammen zurück — nicht nur die Datenbank, sondern auch die Dokumente, die darin verlinkt sind.
Funktioniert die Mitarbeiter-App ohne Internet?
Ja. Die App arbeitet auf dem Smartphone weiter, wenn gerade kein Empfang da ist — auf der Baustelle, in der Halle, im Keller. Erfasste Zeiten bleiben auf dem Gerät und gleichen sich ab, sobald wieder Verbindung besteht.
Installiert wird sie über den Browser. Ein Konto im App Store oder bei Google braucht niemand dafür.
Österreichische Besonderheiten
Können wir ELDA-Meldungen direkt aus dem System schicken?
Ja. Anmeldungen und Stornierungen gehen direkt an die Sozialversicherung., Der Posteingang holt Übertragungsprotokolle selbstständig ab und wertet jede Meldung einzeln aus. Eine abgelehnte Meldung gilt nicht als erledigt, und der Fehlertext von ELDA steht in der Anwendung statt in einem Postfach.
Unterstützt sane staff die E-Rechnung?
Ja. Auf Wunsch entsteht die Rechnung als E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD/Factur-X): ein PDF, das für Menschen aussieht wie immer und in dem die Rechnungsdaten zugleich maschinenlesbar stecken. Einschalten lässt sich das je Kunde — wer es nicht braucht, bekommt weiter das gewohnte PDF.
Jeder erzeugte Beleg wird gegen die EN-16931-Regeln geprüft, bevor er hinausgeht.
Werden die Pflichtangaben einer Rechnung geprüft?
Ja, vor dem Senden. sane staff prüft die Pflichtangaben nach § 11 UStG und nennt, was fehlt, statt die Rechnung stillschweigend hinausgehen zu lassen. Die UID des Kunden lässt sich über VIES prüfen, die Abfragenummer wird festgehalten.
Beim Senden wird die Rechnung festgeschrieben: Genau die Fassung, die der Kunde bekommen hat, bleibt abrufbar. Geändert wird danach nur noch über eine Rechnungskorrektur oder ein Storno — beides eigene Belege mit Verweis auf das Original.
Rechnet das Mahnwesen die Verzugszinsen aus?
Ja, tagegenau nach dem gesetzlichen Zinssatz. Der Mahnlauf arbeitet im Stapel über alle fälligen Rechnungen und verrechnet eingehende Teilzahlungen in der Reihenfolge des § 1416 ABGB — erst Zinsen und Kosten, dann die Hauptforderung. Kontoauszüge nach CAMT.053 ordnen Zahlungen von selbst zu.
Im Alltag
Wie kommen die Stunden ins System?
Auf drei Wegen, je nachdem, was zu Ihren Mitarbeitern und Kunden passt: aus der Mitarbeiter-App, als Foto oder Scan eines unterschriebenen Stundenzettels, oder von Hand im Wochenraster. Geprüft und korrigiert wird in allen drei Fällen an derselben Stelle.
Können mehrere Filialen im selben System arbeiten?
Ja, und das ist der Normalfall. Jede Filiale hat ihre eigenen Nummernkreise, ihr eigenes Briefpapier, ihre eigenen ELDA-Zugangsdaten und ihren eigenen Datenbestand. Wer für mehrere Filialen zuständig ist, wechselt ohne neue Anmeldung zwischen ihnen; Auswertungen gehen wahlweise über eine Filiale oder über alle.
Müssen wir unsere Dokumentvorlagen neu schreiben?
Nein. Dienstverträge, Überlassungsmitteilungen, Rechnungen und Schreiben entstehen aus Word-Vorlagen, die Sie selbst bearbeiten können — mit Ihrem Briefpapier je Filiale. Beim Umstieg übernehmen wir Ihre bestehenden Vorlagen und setzen die Platzhalter ein.
Bekommen wir Hilfe, wenn etwas unklar ist?
Ja. sane staff kommt aus Innsbruck. Sie sprechen mit den Leuten, die die Software auch bauen, nicht mit einer Hotline, die ein Ticket anlegt — Keine KI-Anrufbeantworter, keine Chatbots.