Was sane staff kann

Mitarbeiter & Dienstverhältnisse

Alle Daten zu einem Mitarbeiter auf einer Seite: Stammdaten, Qualifikationen, Dokumente, Zeit- und Urlaubskonten, laufende und vergangene Überlassungen. Das Dienstverhältnis kennt die österreichischen Besonderheiten — kollektivvertragliche Einstufung mit Vorrückungsstichtag, BUAK-Pflicht, Probezeit und Beendigungsgründe.

• Kollektivvertrag mit Einstufungen, Mindestlöhnen und Verlauf
• Nächstes Vorrückungsdatum wird mitgeführt
• Zeitausgleichs- und Urlaubskonten mit Journal
• Erweiterte Suche über Berufe, Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Bewertung
• Kleidungs- und Schuhgrößen für die Ausrüstung

Überlassungen & Angebote

Die Überlassung ist der Dreh- und Angelpunkt: Sie verbindet Mitarbeiter, Kunde und Dienstverhältnis und trägt Verkaufspreis, Entlohnung und Arbeitszeitmodell. Daraus entstehen anschließend Dienstvertrag, Überlassungsmitteilung und Rechnung, ohne dass etwas ein zweites Mal eingetippt werden muss.

• Wochenarbeitszeit je Wochentag mit Von–Bis-Zeiten
• BUAK, Schlechtwetter, Schwerarbeit und Bauleistung als Kennzeichen
• Überlassungsvorlagen je Kunde — einmal anlegen, immer wieder anwenden
• Angebote mit Positionen und Zahlungskondition
• Deckungsbeitragsrechner schon beim Verhandeln

Kunden

Zu jedem Kunden gehören mehr als Adresse und Ansprechpartner: Kommissionen für die Einsatzorte, eine eigene Preisliste, Zahlungskonditionen samt Mahnstufen und die Daten, die die Buchhaltung braucht.

• Kommissionen je Einsatzort oder Kostenstelle
• Eigene Preisliste je Kunde
• Zahlungskondition direkt im Kundenformular bearbeitbar
• Debitorenkonto und -kostenstelle für den BMD-Export
• Kennzahlen zum Kunden direkt auf der Detailseite

Zeiterfassung & Stundenzettel

Der Disponent sieht alle Mitarbeiter in einem farbigen Raster: wer heute erfasst hat, wo etwas fehlt, welche Zeiten noch zu prüfen sind. Laufende Timer werden live angezeigt, Korrekturen sind direkt im Popup möglich.

• Erfassung per App, per Foto des Papierzettels oder von Hand
• Soll-/Ist-Vergleich je Tag und Woche
• Notizen des Mitarbeiters landen beim Disponenten
• Freigabe einzeln oder im Stapel
• Tage ohne Aufzeichnung auf einen Blick

Faktura & Mahnwesen

„Verrechnete Leistungen“ zeigt je Tag, Kunde und Mitarbeiter, was offen, im Entwurf, verrechnet oder zu viel verrechnet ist. Von dort entsteht die Rechnung mit Vorschau in einem Schritt — oder der Abrechnungslauf schlägt alle offenen Leistungen bis zu einem Stichtag als Entwürfe vor. Bleibt eine Rechnung offen, rechnet der Mahnlauf die Verzugszinsen tagegenau nach dem gesetzlichen Satz.

• Tagesraster über alle Kunden: offen, im Entwurf, verrechnet, überverrechnet
• Abrechnungslauf bis zum Stichtag — als Ganzes wieder verwerfbar
• Je Kunde einstellbar: Rechnung je Kunde, Kommission oder Überlassung
• Rechnung berichtigen und Nachverrechnung mit Verweis auf die Erstrechnung
• Zahlungs-QR-Code, den jede Banking-App liest
• Mahnlauf im Stapel, Verzugszinsen tagegenau, § 1416 ABGB
• Kontoauszüge nach CAMT.053 ordnen Zahlungen selbst zu

Rechtssicherheit & E-Rechnung

Vor dem Senden prüft sane staff die Pflichtangaben nach § 11 UStG und nennt, was fehlt. Beim Senden wird die Rechnung festgeschrieben: genau die Fassung, die der Kunde bekommen hat, bleibt abrufbar, und danach ändert sie sich nur noch über eine Rechnungskorrektur oder ein Storno. Auf Wunsch entsteht der Beleg als E-Rechnung nach EN 16931 — ein PDF, in dem die Daten maschinenlesbar stecken.

• Pflichtangaben nach § 11 UStG werden vor dem Senden geprüft
• UID des Kunden über VIES geprüft, samt Abfragenummer
• Umsatzsteuer je Steuersatz, Hinweistext bei Reverse Charge und Drittland
• Versandte Fassung bleibt als Duplikat abrufbar
• E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD/Factur-X), je Kunde zuschaltbar
• Jede erzeugte E-Rechnung wird gegen die EN-16931-Regeln geprüft

Lohnverrechnung

Die Lohnverrechnung läuft mit: Stunden, Zuschläge und Abzüge stehen monatlich bereit, statt am Monatsende auf einmal zusammengesucht zu werden. Der Export geht an die gängigen Systeme — BMD, RZA, LHR und andere.

• Je Mitarbeiter und Woche sichtbar, was erfasst ist und was fehlt
• Status je Monat: Entwurf, generiert, abgeschlossen, exportiert
• Lohnarten und Entlohnungen frei definierbar
• Sammelgenerierung mit gruppiertem Fehlerbericht zum Herunterladen
• Nichtleistungszeiten und Fehlzeiten mitgeführt
• Vorschussanfragen der Mitarbeiter direkt im System

ELDA-Meldewesen

Anmeldungen gehen direkt an die Sozialversicherung. Der Posteingang holt Übertragungsprotokolle selbstständig ab und wertet jede Meldung einzeln aus — abgelehnte Meldungen gelten nicht als erfolgreich, der Fehlertext von ELDA steht in der Anwendung.

• Zugangsdaten je Filiale, verschlüsselt hinterlegt
• Meldebestätigungen landen als Dokument beim Mitarbeiter

Auswertungen

Kacheln anordnen, hinzufügen, entfernen, eigene Kopien anlegen und für alle veröffentlichen. Filter nach Zeitraum, Filiale, Kunde und Mitarbeiter, Sprung von der Grafik in die gefilterte Liste, Download als CSV oder Excel.

• Umsatz, Stunden, Überlassungen, Fehlzeiten, Lohnkosten
• Deckungsbeitrag je Mitarbeiter mit Ampel und Trend
• Startseite frei auf ein beliebiges Dashboard umstellbar
• Kacheldaten als CSV oder Excel
• Offene Posten nach Fälligkeit

Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten am Smartphone — auf der Baustelle, in der Halle, im Keller. Die App speichert lokal und gleicht ab, sobald wieder Verbindung da ist. Niemand muss etwas abtippen.

Funktioniert auch dort, wo kein Netz ist

• Drei Erfassungsarten

  Stempeln, geführt Schritt für Schritt oder einfach Stunden.

• Wirklich offline

  Die App startet und rechnet ohne Verbindung.

• Pausen mitgeführt

  Inklusive Hinweis auf gesetzliche Pausenzeiten.

• Dokumente und Unterschrift

  Verträge ansehen und am Smartphone unterschreiben.

Der Mitarbeiter unterschreibt am eigenen Smartphone — auch ohne Zugang zur Mitarbeiter-App. Der Link, den er bekommt, ist sein Zugang: er öffnet genau dieses eine Dokument und sonst nichts.

Die Stellenliste wird einmal in Ihre eigene Website eingebunden und zeigt danach jede neue Ausschreibung von selbst. Kandidaten filtern nach Region, Anstellung und Beruf, bewerben sich ohne Konto und hängen ihren Lebenslauf an — als PDF oder als Foto vom Smartphone.

Weitere Funktionen

Zusätzliche Erleichterungen für den Arbeitsalltag.

• Dokumente & Vorlagen

  Word-Vorlagen mit Versionsverlauf, Briefpapier je Vorlage und je Filiale, Zusatzvorlagen mit Platzhaltern.

• Intelligenter Upload

  Dateien hineinziehen — das System erkennt, worum es sich handelt, und ordnet sie dem richtigen Mitarbeiter oder Kunden zu.

• Mitarbeiter-App

  Zusatzmodul

  Zeiterfassung, Dokumente und Unterschriften am Telefon des Mitarbeiters — installierbar über den Browser und auch ohne Empfang benutzbar.

• Digitale Unterschrift

  Zusatzmodul

  Unterschriftsfelder im Dokument, Unterzeichnen am Telefon über einen Link — ohne Drucker, ohne Scanner.

• Bewerbermanagement

  Zusatzmodul

  Jobausschreibungen mit eigenem Bewerbungsformular, Bewerberakte mit Anhängen, Übernahme in den Mitarbeiterstamm per Klick.

• Lebenslauf-Parser

  Lebenslauf hochladen, Daten prüfen, Mitarbeiter anlegen. Werdegang und Stammdaten werden vorausgefüllt.

• Unterkünfte

  Unterkunftsverwaltung mit Angeboten und Buchungen, Suche nach Einsatzort und Bundesland, Kundenanteil als Verrechnungsposition.

• Imports

  BMD-Lohnzettel, Zeitausgleich und Urlaub, Kostenstellen, Kontoauszüge nach CAMT.053 — mit Vorschau vor dem Übernehmen.

• Berechtigungen & Filialen

  Benutzergruppen mit Rechten je Bereich, Filialtrennung bis in die Datenbank, eigene Nummernkreise und eigenes Briefpapier je Filiale.

• Passkeys & Magic-Link

  Anmeldung ohne Passwort per Passkey, Zugang für Mitarbeiter per Link — kein VPN, keine Softwareinstallation.

• Versand aus der Anwendung

  Rechnungen und Mahnungen gehen direkt aus sane staff hinaus — über einen eigenen Mailserver, Microsoft 365 oder einen Anbieter wie Brevo, einstellbar je Filiale. Rückläufer werden erkannt, Fehlgeschlagenes lässt sich erneut senden.

• Kontakthistorie

  Jeder Kontakt mit Anhängen, als PDF exportierbar samt Briefkopf und Lesezeichen. Office-Dateien und weitergeleitete Mails lassen sich direkt ansehen.

• Digitaler Dokumenteneingang

  Leiten Sie Emails und Dokumente direkt in das System weiter. Die Dokumente werden automatisch den richtigen Mitarbeitern oder Kunden zugeordnet.

• Geburtstage

  Geburtstage von Mitarbeitern, Bewerbern und Ansprechpartnern auf einen Blick; Glückwünsche per WhatsApp, vermerkt in der Kontakthistorie.

• Todos

  Aufgaben mit Vorlagen und Intervallen; offene Punkte erscheinen als Zähler direkt am jeweiligen Menüpunkt.

• Selbstlernendes System

  Das System lernt aus den Eingaben und passt Vorschläge und Listen an die individuellen Arbeitsweisen an — Keine Kunden/Mitarbeiter aus Neuseeland? Dann werden diese automatisch ausgeblendet.

• Benutzerdefinierte Automatisierungen

  Auftragsarbeit

  Auf Wunsch erstellen wir benutzerdefinierte Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben.

• Offene Schnittstelle (REST API)

  eigene Lizenz

  Das System bietet eine offene Schnittstelle (REST API) für die Integration mit anderen Anwendungen.